Cuidado con el Powerpoint

Cuidado con el Powerpoint

Asistimos hace ya algún tiempo a una charla sobre un tema que no viene al caso, es lo de menos. El conferenciante era un experto en el asunto y  a buen seguro tenía muchas cosas interesantes que decir. Así que nos acomodamos en una sala de mullidas butacas grises frente a una mesa enorme donde estaba el ponente y quienes lo iban a presentar, que como casi siempre se alargaron demasiado.

La primera sensación de inquietud vino al observar que el ponente no se levantaba de la mesa al comienzo de su charla. Allí estaba, parapetado tras una robusta barricada de madera de roble desperdiciando cualquier gesto que pudiera servir para mantener la atención del público y hacer llegar su mensaje de manera nítida. No fue la única ocasión perdida, de repente la luz de la sala se volvió más tenue y se iluminó una pantalla frente al público en medio de la sala. Lentamente, entre tinieblas desenfundó el mando a distancia del powerpoint, y bajo un montón de “slides” e ilustraciones, quedó sepultada la atención del respetable.

Lo que debería ser una herramienta para mantener la atención durante una charla es en realidad el principal motivo de distracción

Lo hemos comprobado en numerosas ocasiones. Lo que debería ser una herramienta para mantener la atención durante una charla es en realidad el principal motivo de distracción, de manera que el efecto es justo el contrario al que se buscaba.

El principal error al afrontar una presentación en público es simplemente querer decir demasiadas cosas.  No solo no lo conseguiremos sino que además de confundir, aburriremos soberanamente al personal. Si nadie nos presta atención, nadie nos entenderá y habremos perdido una excelente ocasión para hacer llegar nuestro mensaje.   Consecuencia de ese primer error es llenar los visuales de texto o de gráficos irresolubles.  Desengañémonos, muy pocos podrán atender a lo que se dice al mismo tiempo que leen larguísimos salmos llenos de tecnicismos.

Tuvo éxito en la red uno de los powerpoint que se expusieron para ilustrar (es un decir) la estrategia del ejército estadounidense en Afganistán.

El propio general McChrystal llegó a declarar justo antes de su destitución que el enemigo en Afganistán era el Powerpoint

Uno de los generales a los que se le mostró preguntó qué tenía que buscar “en ese enorme cuenco de espagueti”. Hasta tal punto ha llegado el uso y el abuso de los powerpoint en el ejército de Estados Unidos que algunos generales llegaron a prohibir las presentaciones de este tipo, y el propio general McChrystal, que estuviera al frente del operativo en Afganistán llegó a declarar justo antes de su destitución que el enemigo en Afganistán era el powerpoint.

Para estos generales que tenían que soportar unas dos presentaciones al día con herramientas de este tipo, el principal peligro era que se creaba la ilusión de que todos los asuntos eran comprendidos y controlados y no siempre era así, como se ha podido comprobar, de forma trágica además, en demasiadas ocasiones.

Las consecuencias de una mala presentación pueden significar simplemente que nadie haga caso, lo cual es tiempo perdido y  un coste inútil para la empresa

Para los que tengan que llevar a cabo sus ponencias con cierta frecuencia, las consecuencias de una mala presentación no son tan dramáticas, pero pueden significar simplemente que nadie les haga caso, o no se les entienda, lo cual es tiempo perdido para el ponente y para los que le escuchan, y de paso un coste inútil para la empresa.  Si alguien se pregunta qué tendrán que decir entonces para mantener la atención nos remitiremos a otro mantra en consultoría en comunicación:  No es lo que tenemos que decir sino cómo lo decimos. Ese es el secreto de los divulgadores que saben mantener la atención y dirigirla a los puntos que quieren destacar, saben modular su mensaje en función del público al que se dirigen y logran que recordemos unas cuantas ideas fundamentales al final de su exposición.

Los visuales en una presentación pueden ser un apoyo muy útil si se saben utilizar para reforzar determinados conceptos, ser explicativos y mantener el interés, pero no sirven para nada si pretendemos hacer un discurso paralelo al nuestro con multitud de datos que leeremos aburridamente a medida que pasamos las “slides”.  Quizá el principal consejo que podemos seguir es el de Voltaire que ya en el siglo XVIII  recordaba que  el secreto para aburrir a la audiencia es querer contarlo todo. Y en esa época no había powerpoint.



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